Hogyan küzdjük le a munkaerőhiányt? Kapacitásmodellezéssel! - 2016.09.28

Megosztom:
Írjon nekünk:  

Egy nagy magyarországi cégcsoport CEO-ja fakadt ki egyszer, hogy soha nem dőlhet már úgy hátra, mint a korábbi munkahelyén, jó pár évvel ezelőtt. Akkor ugyanis volt egy olyan időpillanat, amikor minden készen volt. A beszámolórendszert kialakították, a riportok automatikusan előálltak. A piaci helyzet kedvező volt. Rendelkezésre állt a kellő létszám, minden munkatárs tudta a dolgát. 


Ez az állapot csak ideig-óráig tarthatott. Azóta átalakult a környezet, kockázatosabbak a piacok, egyre többféle IT rendszert kell gondozni. A munkaerőhiány pedig egyre inkább érezhető a háttérfunkciók esetében is: nem lehet növelni a létszámot, erősödő hatékonysági elvárásoknak kell megfelelni.

Tapasztalataink szerint viszont a legtöbb szervezetben így is kimutatható legalább 10 százaléknyi belső tartalék. A digitalizációnak köszönhetően ebben ma már korszerű tevékenységmérő alkalmazások nyújtanak segítséget. Íme az a 8 lépés, melyeken keresztül megvalósíthatjuk a kapacitások felmérését, a tartalékok kiaknázását.

1. lépés: Ismerd meg tevékenységeidet!

Hiába a modern technológia, az üzlet az első. Minden kapacitásfelmérésnek az üzleti folyamatok feltérképezésével kell kezdődnie. Ebben kiindulópontot jelenthetnek meglévő szabályzatok, leírások, de általában ennél többre van szükség. Olyan tevékenységlista kialakítása a cél, mely teljes körűen lefedi az adott terület feladatait. Meg kell határozni az egyes tevékenységeket vezérlő mutatószámokat is, hiszen ezekkel lehet szofisztikált kapacitásmodellt építeni.

2. lépés: Határozd meg az elemzési szempontokat!

Még a mérés előtt rögzíteni kell, mik azok az üzleti jellemzők, amelyek mentén majd az elemzéseket végre szeretnénk hajtani. Az a fontos, hogy mely ügyfél számára nyújtják a szolgáltatást a munkatársak? Földrajzi dimenziókat szeretnénk figyelembe venni? Esetleg a munkatársak jellemzői (pl. munkatapasztalat, végzettség stb.) alapján szeretnénk összefüggéseket feltárni? Természetesen a mérést, adatgyűjtést is ezeket figyelembe véve kell megvalósítani.

3. lépés: Tervezd meg a mérést!

A tevékenységidők felmérése, mutatószámértékek rögzítése statisztikai mintavételezésnek tekinthető, ennek megfelelően is kell megtervezni azért, hogy a folyamat végén megfelelően elemezhető adattömeg álljon rendelkezésünkre. A legfőbb tisztázandó kérdés, hogy mikor és mennyi ideig mérjünk. A legtöbb területen 2-4 hetes rögzítés már elemezhető eredményeket ad. Úgy érdemes időzíteni a mérést, hogy azzal a lehető legtöbb tevékenységet lefedjük. Figyelembe kell venni azt is, mikor vannak a csúcsidőszakok. E lépés során kell a tevékenységmérő alkalmazást is beállítani. Be kell táplálni a kialakított tevékenységlistát és azokat az üzleti jellemzőket, melyeket a 2. lépés során meghatároztunk.

4. lépés: Mérd meg a tevékenységeket!

A korszerű tevékenységmérő megoldások applikációalapúak és lehetővé teszik a munkatársak számára, hogy saját munkavégzésüket rögzítsék, anélkül, hogy valaki stopperrel állna a hátuk mögött. Ideális, ha mobil eszközök állnak rendelkezésre a mérésre, így azok a tevékenységek is lefedhetők, melyek nem számítógéphez kötöttek. A mérés maga mindenképp ki kell, hogy terjedjen a tevékenységidőkre, azaz hogy mennyi idő alatt hajtják végre a munkatársak az egyes feladatokat. Ezen felül a fent említett, tevékenységeket vezérlő mutatószámokat is tudni kell rögzíteni. A fejlett megoldások online továbbítják a mért adatokat, így valós időben követhetjük a mérési folyamatot, a munkatársak feladatvégzését.

Gyakran felteszik a kérdést vezetők, nincs-e torzító hatása, ha saját magukat mérik az alkalmazottak. Az első 2-3 napban valóban megfigyelhető egyfajta nagytestvér-hatás, ez azonban - ahogy a valóságshow-kban is - gyorsan elmúlik. Minden esetben érdemes próbamérést tartani. Ez egyrészt komfortossá teszi a munkatársak számára a mérő eszköz használatát, másrészt lehetőséget nyújt a tevékenységlista üzleti finomhangolására.

5. lépés: Gyűjtsd össze a kiegészítő adatokat!

A mérés eredményei akkor lehetnek igazán hasznosak, ha egyéb, a szervezetben elérhető adatokkal kombináljuk. A leggyakoribb ilyen adatok az egyes tevékenységekre vonatkozó tranzakciószámok idősorosan (pl. könyvelt számlák száma, fogadott ügyfélpanaszok száma, bérszámfejtett munkatársak száma stb.). Ezek segítségével terjeszthető ki kapacitásmodellünk a mérés időtávján túlra is.

6. lépés: Építsd fel és elemezd a kapacitásmodellt!

A mérésből származó és a kiegészítő adatok rendelkezésre állása után következhet az adatok előfeldolgozása, majd a kapacitásmodell felépítése, az elemzés.

A főbb kérdések, melyekre keressük a választ:

A mérési tapasztalatok azt mutatják, hogy a legtöbb területen kimutathatóak tartalékok. Ez részben várakozási időkből, nem értékteremtő tevékenységekből fakad, részben pedig abból, hogy a mérés megmutatja, optimálisan mennyi idő alatt hajthatók végre az egyes folyamatok.

7. lépés: Akciókkal fejleszd a hatékonyságot!

A számszerűsített tartalékoknak tehát csak egy része olyan, ami különösebb intézkedések nélkül realizálható. A többi potenciál kiaknázása érdekében folyamatoptimalizáló akciókat kell definiálni és végrehajtani. Arra is választ kell adni, hogy mit kezdünk a felszabaduló kapacitásokkal. Sokszor az egyes területek közötti feladat- vagy erőforrás-átcsoportosítást választják a vezetők, melynek alapját a mérés alapján kimutatott eltérések adják. Más példák azt mutatják, hogy a szolgáltatási szint emelése vagy új - külső vagy belső - ügyfelek megszerzése a cél.

8. lépés: Mérd vissza a teljesítményt!

A legjobb módja az akciók értékelésének, ha végrehajtásuk után újra megmérjük a munkatársak tevékenységeit. Érdemes meghatározott időközönként megismételni a kapacitásmérést. Így számszerűsíthető a hatékonyságjavulás mértéke, és az új tevékenységek felmérése is megtörténhet. Az egyik hazai bank például évente megismétli a méréseket és frissíti a kapacitásmodelljét. Ez az alapja a fiókok közötti erőforrás-allokációnak és az egyes banki termékek árazásának is.

Ha kíváncsi arra, hogyan működik egy applikációalapú megoldás kapacitásmodellezésre, olvassa el az erről szóló cikket a Controlling Portálon! 

Horváth Gergő
(IFUA Horváth & Partners, tanácsadó)

Kapcsolódó bejegyzések:
'Ez minden, kedvesem?'
Mitől lesz sikeres a Lean Six Sigma módszer?
7 lépés a hatékony hatékonyságjavításhoz

Címkék: CapacityInsight, hatékonyság, kapacitásmodellezés, portfolioblogger

« vissza

 RSS Bejegyzések
  Solti Gábor

tovább »
  Vári Attila

tovább »
  Vida Péter

tovább »

További szerzők »

Mindennapi vezetés – egy blog arról, ami szakmai szót érdemel

Blogunk a vállalatvezetés, a menedzsment legújabb trendjeiről, módszereiről szól. Egyperces posztok az IFUA Horváth & Partners szakembereitől.

Portfolio Blogger
Mi ez?

Címkék:

autógyártás(3), közlekedés(2), cloud(4), felhő(3), e-kereskedelem(3), Malév(1), fizetőképesség(1), IT biztonság(13), mobilbiztonság(4), okostelefon(5), bank(9), Balanced Scorecard(1), BSC(1), stratégiai térkép(1), mutatószám(2), stratégia(5), Kék Óceán(2), Blue Ocean(2), tablet(3), iPad(2), mobil(1), mobilfizetés(2), oktatás(1), légitársaság(2), fapados(1), iBooks Author(1), interaktív könyv(1), telekom(1), pénzmosás(1), adócsalás(1), hacker(4), posta(1), mobileszköz(1), mobiloptimalizálás (1), pénzforgalom(2), zöld energia(2), szélerőmű(1), napelem(1), napkollektor(1), biogáz-erőmű(1), (11), controlling(8), operatív controlling(1), stratégiai controlling(1), folyamatköltség-számítás(1), értékesítés(7), beszerzés(6), banktitok(1), egészségügy(5), kötelező nyugdíjazás(1), hatékonyság(7), hatékonyságjavítás(3), költségmegtakarítás(1), mobilpénztárca(1), private cloud(1), hitel(3), kötvény(1), kockázat(2), termelésmenedzsment(1), shopfloor management(1), IT(3), technológiai platformok egységesítése(1), zöldenergia(1), megújuló energia(2), zöldbizonyítvány(1), bónusz(1), bónuszbank(1), prémium(1), légiközlekedés(1), repülés(1), Drucker(1), előrejelzés(1), árfolyam(2), árfolyamkockázat(1), management tanácsadás(1), teljesítménymenedzsment(1), marketing(1), üzleti intelligencia(9), business intelligence(5), BI(8), kereskedelem(3), termékinnováció(1), gyártásszervezés(1), kockázatkezelés(4), javadalmazás(2), controller(1), olimpiai aranyérem(1), csalásdetektálás(1), adatbányászat,(1), hálózatkutatás(3), SIXTEP(1), biztosítás(3), információbiztonság(1), nyugdíjbiztosítás(1), életbiztosítás(1), vezetői információs rendszer(1), könyvelés(1), omnichannel(1), multichannel értékesítés (1), vállalati értékteremtés(2), képzés(2), játékosítás(1), számítógép(1), informatika(1), kormányzati informatika(1), informatikai infrastruktúra(2), informatikai szolgáltatások(1), kkv(1), kockázatmenedzsment (1), adózás(1), adóoptimalizálás (1), lean(5), adattudomány(2), adattudós(2), data science(1), data scientist(1), kkv(1), DDoS(1), visszahívás(1), hűségprogram(1), beszámolás(2), adatvizualizáció(1), Emirates(1), orvosok(1), Kazahsztán(1), mezőgazdaság(1), élelmiszeripar(1), Disclosure Management(1), termelékenység(1), tőkehatékonyság(1), Lean Six Sigma(1), készletgazdálkodás(1), nonprofit menedzsment(1), innováció(3), adattárház(2), overprocessing(2), BI as a service(1), projektcontrolling(2), önköltségszámítás(1), felelős vállalatirányítás(1), ártárgyalás(1), hitelkiváltás(2), jelzáloghitelezés(1), portfolioblogger(39), jelzáloghitelezés(1), BYOD(1), controller szerep(2), HR(2), elemzés(2), tervezés(1), toborzás(1), vezetőképzés(1), vezetői képzés(1), digitalizáció(2), prediktív elemzés(2), prediktív analitika(2), kórházak(1), gyógyszeripar(1), terrorizmus(1), szabályzat(1), analytics(1), közösségi szervezetek(1), verseny(1), együttműködés(1), kooperáció(1), Excel(1), adat(1), dashboard(1), vizualizáció(1), fizetés(1), jövedelem(1), CapacityInsight(1), kapacitásmodellezés(1)