Az Excel és az adat, avagy a zene meg a tánc - 2016.08.04

Megosztom:

Írjon nekünk:

Még diákkoromban az egyik tanárunk közölte velünk egy előadás alkalmával, hogy őt tánc közben igazából egyetlen dolog zavarja: a ZENE. Sok-sok informatikai rendszer-bevezetési projekt tapasztalata alapján bátran ki tudjuk jelenteni, hogy az irányítási rendszerek esetében a zavaró tényező leginkább az ADAT, ami analógiánkban inkább a TÁNCot jelenti.

Az adat, ami sokszor rendelkezésre áll valamelyik informatikai rendszerünkben, csak ki kell szedni belőle. Aztán mégsem áll rendelkezésre, vagy nem megfelelő minőségű. Az adat, amire úgy gondolunk, hogy majd definiáljuk, mire is van szükségünk, és egy ügyes kolléga valahonnan előbányássza. Sajnos nem így van. Korcsmáros István üzleti intelligencia szakértő kollégám egyik kedvenc mondását idézve: „az adat nem agilis". Mi következik ebből? Hát az, hogy sok adatot bizony ma is kézzel szolgáltatunk. A probléma sajnos nem kezelhető tökéletesen, vagy másképp fogalmazva: többféle megoldás létezik, melyek mindegyike komoly hátrányokat is hordoz.

Az első megoldás, ami adja magát: az Excel táblák küldözgetése. Miért? Mert az Excelt mindenki ismeri és tudja használni. Mert az Excel rendkívül rugalmas eszköz, bármilyen változtatást gyorsan elvégezhetünk benne. Akkor mi lehet a probléma? A nyomában megjelenő káosz. Képzeljük el, hogy adatokat kérünk mindössze 5 szervezeti egységtől (ez a szám rendkívül alacsony). A kézi adatszolgáltatás következtében egy ilyen esetben minden példány 2-3 alkalommal fordul meg az adatkérő és az azt szolgáltató között. Ez azt jelenti, hogy öt párhuzamos folyamatot menedzselünk fejben és reméljük, hogy nem tévedünk (a tévedés itt azt jelenti, hogy egy korábbi adatszolgáltatást dolgozunk fel véletlenül vagy a feldolgozás közben hibát vétünk). Tételezzük fel, hogy ezeket az adatokat havonta kérjük. Tételezzük fel, hogy nem csak egyféle adatszolgáltatásunk van. Gondoljunk bele abban szituációba, amikor nem csak öt egységtől kell adat. Legvégül pedig vegyük számításba azt is, hogy nem csak egy terület kér adatokat a szervezeten belül. Ha számításba vesszük azt is, hogy az adatszolgáltatási folyamat havonta ismétlődik, többféle tartalommal, ötnél több szervezeti egységet érint, és számos más adatkérőnek lehet párhuzamosan hasonló kérése, akkor a megnövekedett komplexitásra való tekintettel már nem érezzük túlzónak a korábban már emlegetett „káosz"-t. Vagyis itt már táncolnunk kellene, de tényleg nagyon-nagyon zavar a ZENE, ami valójában ZAJ.

Az előbb vázolt esetekben jellemzően hamar felmerül az informatikai támogatás fejlesztésének kérdése, ami példánk második megoldását jelenti. A piacon ma elérhető termékek jellegéből következően - meg persze abból a gyakori elvárásból adódóan, hogy „ha már fejlesztünk, akkor oldjunk meg minél több problémát" -, ennek eredménye egy robusztus informatikai megoldás lesz. És máris elkezdtük építeni a halálcsillagot! Ez önmagában még nem feltétlen probléma, de legyünk tudatában annak, hogy a változások kezelése kritikus lesz. Tételezzük fel, hogy elkészült az üzleti modell, benne az előre definiált adatszolgáltatásokkal. A rendszer önmagában működik. És ekkor hirtelen egy kicsit másra van szükségünk. Mi történik? A változtatást végig kell vezetni a kialakított üzleti modellen és az informatikai rendszeren. Ez száz esetből kilencvenkilencszer fejlesztést igényel (ez természetesen nem mindig jelent programkód-írást, viszont jellemzően speciális kompetenciát igényel). Mindebből egy dolog következik: várni kell rá.

Mindkét említett megoldási lehetőség komoly hátrányokkal rendelkezik. Más kérdés, hogy ebből a vezetés mit érzékel. Az Excel-káosz esetében - amennyiben jól csinálják - lehet, hogy semmit. Nem garantált annak láthatósága, hogy a kollégák sok időt töltenek technikai és/vagy adminisztratív jellegű teendőkkel. A második eset viszont fájdalmas tud lenni: beruháztunk egy megoldásba, ám nem feltétlenül érzékeljük az előnyeit. Időben biztosan nem.

És most egy pillanatra képzeljük el, hogy van olyan megoldás, ahol egyszerre teljesülnek a következő feltételek:

az adatszolgáltatás azonnal elkészíthető és kiküldhető
az adatszolgáltatás folyamata monitorozható
az adatok rögtön adatbázisba kerülnek
mi magunk tudunk változtatni bármikor, informatikai fejlesztés nélkül.

Van ilyen megoldás? Van, úgy hívják, Rapid!

Nagyon röviden megfogalmazva a lényeget: a Rapid olyan ZENÉT szolgáltat, amilyet mi szeretnénk. Miért? Mert mi készítjük. Hát akkor ZENE már van, tessék táncolni!