Integrált projektcontrolling - egy lépéssel tovább - 2015.07.30

Megosztom:
Írjon nekünk:  

Az integrált projektcontrolling témakörben az előző blogbejegyzésem végén azt ígértem, hogy az 'integrált' szót 3 aspektusból is megvilágítom: 

  1. „Az - akár különböző igazgatósághoz tartozó - projektmenedzserek és controllerek egységesen értelmezett és kidolgozott módszertani és tartalmi elemeit használják a projektcontrollingnak.
  2. Az igen sokféle célszoftver integrált módon, egymással kommunikálva támogassa mindkettejük munkáját.
  3. A módszertani fogások és informatikai eszközök használatát illesszük be, integráljuk a működési folyamatokba."

Ez a blogbejegyzés az első pont mentén tesz ajánlásokat.


Egységesen értelmezett

Én személy szerint hiszek a kommunikációban. Szükségesnek tartom a vállalati ügyviteli- és tartalmi szabályozásokat is.
Egyben még jobban hiszek: a közös munkában.
Az egységes értelmezést semmi nem biztosítja hatékonyabban, mint a közös megvitatás, a másik álláspontjának megértése, és konszenzusos megegyezés a tartalmi, módszertani elemekről. Ez egy párbeszéd a projektmenedzserek és a controlling munkatársak között, amelyet egy folyamatszabályozás elolvasása nem képes kiváltani.

Tipizálás

Kérdés: „Az Ön vállalatánál minden típusú projektnél ugyanazok a projektmenedzsment, projektcontrolling elvárások?"
„Hát persze, hogy nem" - vágja Ön rá lélekben azonnal.

És ez így is van jól. Hiszen eltérő iparágban működnek a vállalatok, és más specialitásai vannak egy IT-s, egy termékfejlesztési, egy műszaki-létesítési, egy oktatási vagy éppen egy sales ösztönzési projektnek. És természetesen nem ugyanolyan mélységben és bonyolultságban várja el a vezetés sem a projektmenedzsment feladatokat, ha adott projektben sok százmilliót költ el sok év alatt, vagy éppen „csak"egy pár hónapos „kisprojektről" van szó.

A megoldás: beszéljék meg, alakítsák ki, és írják le, milyen típusú projektek vannak a vállalatnál. Definiálják, hogy mitől is IT-s projekt egy IT-s projekt. Hogy IT rendszert vezetnek be? Hogy az IT projektmenedzsert ad hozzá? Hogy IT büdzséből valósítják meg? Nem triviális a válasz.

Ha használják a komplex, normál, kicsi kifejezéseket projektre, akkor írják le, hogy mitől komplex, vagy kicsi egy projekt. Értékhatár? Időtáv?

A tipizálás mit sem ér definiálás, azaz tartalmi leírás nélkül. A tipizálás az alap. Ez ad módszertani sorvezetőt a későbbiekben az egyes projektmenedzsment és controlling elvárások egyeztetésekor.

Stage gate-ek / mérföldkövek

Kérdés: „Az Ön vállalatánál elő van írva, hogy egy adott típusú projektnek milyen kötelező mérföldkövei, előrehaladás-kontroll pontjai vannak?"
„Hmmm-hmmm" - jött a halvány elgondolkodás az Ön részéről.

Az integrált projektcontrolling elemzési igények jó pár esetben túllépnek az 1 projekt = 1 elemzési gombóc szinten. Mert igenis fontos lenne tudni majd egyszer a jövőben, hogy például a műszaki-létesítési projektekben mennyi időt és pénzt  fordítottak a műszaki kiviteli tervezésre és engedélyeztetésre.

Ha nem alakítanak ki stage gate-eket / előrehaladási standard mérföldköveket az egyes projekttípusokhoz, akkor a jövőben sem fogják tudni az ilyen elemezéseket - hatékony módon - előállítani.

És itt következik el az integrált projektcontrolling legnehezebb tartalmi része. Hiszen ezeknek a mérföldköveknek egyrészt értelmének kell lennie:

Az integrált projektcontrollingban érintett IT rendszereket valamilyen logikai kapocsnak össze kell kötnie. Ez vagy a projektazonosító, vagy a mérföldkő. Ha ezt a hidat nem gondoljuk ki előre, akkor a jövőben az integráltságot kizárólag a humán interfész tudja biztosítani az érintett IT rendszerek között.

Lokális és egyszeri lelkesedés nem elég

Kérdés: „Tapasztalta már Ön, hogy vannak a jó és lelkiismeretes projektmenedzserek, akik teszik a feladatukat, akik fantasztikus precizitással megtervezik a projektjeiket a projektkezdéskor, és vannak azok a projektmenedzserek, akikre ez nem mondható el?"
„Naná, hiszen emberből vagyunk" - gondolhatja most Ön.

A lelkiismeretes, feladatát elvégző projektmenedzserek példaértékűek. Az integrált projekt-controlling rendszerek bonyolultságát, az elvárandó feladatokat azonban nem hozzájuk kell igazítani, mert:

  1. nem elég egyszer elvégezni a projekt elején a tervezési feladatokat (ütemterv, költségterv, erőforrás terv), hiszen azokat karban is kell tartani a projekt folyamán hónapról-hónapra (terv vs forecast)
  2. nem elég kiemelt, fókuszban lévő projektekre elvégezni, míg más projektekre engedni nem elvégezni (projekt vs portfólió riportok).

Éppen ezért fontos a tipizálás, hogy e mentén lehessen kommunikálni, elvárni és kikényszeríteni, hogy melyek a minimum projektmenedzsment-feladatelvárások.

A kevesebb több

Integrált projektcontrolling kialakítása nem egy egyszeri, soha vissza nem térő alkalom. Ez egy tudatos előrehaladás a projektmenedzsment és projektcontrolling kultúra fejlesztésében.

Az integrált projektcontrolling esetében az asztalra felkerülnek a controller terv-tény-várható elvárása mellé a kötelezően elvégzendő projektmenedzseri feladványok, és hirtelen nagyon túlzott elvárások tudnak kialakulni a kettő „szorzatából".

Például ne kezdjünk el azonnal személy szintű erőforrás tervet készíttetni, ha azelőtt nem volt, vagy csak szórványosan volt erőforrás-tervezés. Legyen egyszerűbb, cserébe várjuk el a rendszeres aktualizálást a projektmenedzserektől.
A controllerek se akarják egy lépésben beállítani a tényóra alapú havi költségallokációt a tranzakciós rendszerben, hanem előtte minimum 1-2 évet hagyjanak a munkatársaknak, hogy a heti-havi kötelező tényóra visszajelentést megszokják, és a tényóra adatmegbízhatósága a szükséges szintet elérje.

A kevesebb azért több, mert a projektmenedzsment szakadékot nem lehet egyszerre átugrani - és cserébe dobbantani sem lehet a szakadék közepén.

Szatmári Johanna
(IFUA Horváth & Partners, vezető tanácsadó)

Kapcsolódó bejegyzések:
“Példás“ poszt az integrált projektcontrollingról

Címkék: controlling, portfolioblogger, projektcontrolling

« vissza

 RSS Bejegyzések
  Bakonyi Zoltán

tovább »
  Dusekné Juranics Anikó

tovább »
  Szatmári Johanna

tovább »

További szerzők »

Mindennapi vezetés – egy blog arról, ami szakmai szót érdemel

Blogunk a vállalatvezetés, a menedzsment legújabb trendjeiről, módszereiről szól. Egyperces posztok az IFUA Horváth & Partners szakembereitől.

Portfolio Blogger
Mi ez?

Címkék:

autógyártás(3), közlekedés(2), cloud(4), felhő(3), e-kereskedelem(3), Malév(1), fizetőképesség(1), IT biztonság(13), mobilbiztonság(4), okostelefon(5), bank(9), Balanced Scorecard(1), BSC(1), stratégiai térkép(1), mutatószám(2), stratégia(5), Kék Óceán(2), Blue Ocean(2), tablet(3), iPad(2), mobil(1), mobilfizetés(2), oktatás(1), légitársaság(2), fapados(1), iBooks Author(1), interaktív könyv(1), telekom(1), pénzmosás(1), adócsalás(1), hacker(4), posta(1), mobileszköz(1), mobiloptimalizálás (1), pénzforgalom(2), zöld energia(2), szélerőmű(1), napelem(1), napkollektor(1), biogáz-erőmű(1), (11), controlling(8), operatív controlling(1), stratégiai controlling(1), folyamatköltség-számítás(1), értékesítés(7), beszerzés(6), banktitok(1), egészségügy(5), kötelező nyugdíjazás(1), hatékonyság(7), hatékonyságjavítás(3), költségmegtakarítás(1), mobilpénztárca(1), private cloud(1), hitel(3), kötvény(1), kockázat(2), termelésmenedzsment(1), shopfloor management(1), IT(3), technológiai platformok egységesítése(1), zöldenergia(1), megújuló energia(2), zöldbizonyítvány(1), bónusz(1), bónuszbank(1), prémium(1), légiközlekedés(1), repülés(1), Drucker(1), előrejelzés(1), árfolyam(2), árfolyamkockázat(1), management tanácsadás(1), teljesítménymenedzsment(1), marketing(1), üzleti intelligencia(9), business intelligence(5), BI(8), kereskedelem(3), termékinnováció(1), gyártásszervezés(1), kockázatkezelés(4), javadalmazás(2), controller(1), olimpiai aranyérem(1), csalásdetektálás(1), adatbányászat,(1), hálózatkutatás(3), SIXTEP(1), biztosítás(3), információbiztonság(1), nyugdíjbiztosítás(1), életbiztosítás(1), vezetői információs rendszer(1), könyvelés(1), omnichannel(1), multichannel értékesítés (1), vállalati értékteremtés(2), képzés(2), játékosítás(1), számítógép(1), informatika(1), kormányzati informatika(1), informatikai infrastruktúra(2), informatikai szolgáltatások(1), kkv(1), kockázatmenedzsment (1), adózás(1), adóoptimalizálás (1), lean(5), adattudomány(2), adattudós(2), data science(1), data scientist(1), kkv(1), DDoS(1), visszahívás(1), hűségprogram(1), beszámolás(2), adatvizualizáció(1), Emirates(1), orvosok(1), Kazahsztán(1), mezőgazdaság(1), élelmiszeripar(1), Disclosure Management(1), termelékenység(1), tőkehatékonyság(1), Lean Six Sigma(1), készletgazdálkodás(1), nonprofit menedzsment(1), innováció(3), adattárház(2), overprocessing(2), BI as a service(1), projektcontrolling(2), önköltségszámítás(1), felelős vállalatirányítás(1), ártárgyalás(1), hitelkiváltás(2), jelzáloghitelezés(1), portfolioblogger(39), jelzáloghitelezés(1), BYOD(1), controller szerep(2), HR(2), elemzés(2), tervezés(1), toborzás(1), vezetőképzés(1), vezetői képzés(1), digitalizáció(2), prediktív elemzés(2), prediktív analitika(2), kórházak(1), gyógyszeripar(1), terrorizmus(1), szabályzat(1), analytics(1), közösségi szervezetek(1), verseny(1), együttműködés(1), kooperáció(1), Excel(1), adat(1), dashboard(1), vizualizáció(1), fizetés(1), jövedelem(1), CapacityInsight(1), kapacitásmodellezés(1)