Disclosure Management - Beszámoló-készítés workflow-val támogatva, biztonságosabban, ahogyan egy precíziós gyártószalagon - 2014.11.25

Megosztom: Írjon nekünk:

Az éves zárási munkálatok során vállalatunk úgy működik, mint egy nagy gyár. A különböző osztályok, részlegek irányított együttműködése szükséges ahhoz, hogy az általuk szolgáltatott inputadatokat az elvárt tartalmú és struktúrájú dokumentumban - legyen az éves beszámoló, menedzsment beszámoló, prospektus, weblap -, időben és a kellő formátumban összerendezzük. A beszámoló-készítés egy komoly szervezési és logisztikai feladat, ahol nem áru, hanem információ-áramok összehangolása folyik a minőségi tartalom érdekében.

Miért is olyan nehéz a számos területet érintő beszámolási tevékenység utolsó szakasza?

• mert általában túl sok feladatot kell manuálisan elvégezni, a folyamat MS Office szintű informatikai támogatottsága a dokumentumokig tart: sokszor gigászi Excel dzsungelekkel dolgozunk, ki nem mondott kaotikus körülmények között, s
• mert az idő nagy részét az elemzések elvégzése, üzenetek megfogalmazása helyett az adatok összegyűjtése és ellenőrzése viszi el: külön munkatársakat kell e feladatokra ráállítani, akik kizárólag csak ebben a beszámoló-készítési időszakban vannak leterhelve.
  

Több probléma is felmerülhet, amelyek nehezítik és kockáztatják a beszámolók összeállítását, ilyenek:

• Az adatgyűjtés nem dokumentált, számos a párhuzamos és a manuális adatrögzítés, szinte lehetetlenség az adatok megbízhatóságát ellenőrizni, ha változás van, képtelenség azt követni. A dokumentumokban bennragadt hibák nem adnak teret az elemzéseknek, rosszabb esetekben téves információt szolgáltatnak.
• Több dokumentumban egyazon szám megjelenítése csak időigényes ellenőrzés mellett biztosítható. Állandó és ismétlődő keresztellenőrzésre van szükség a beszámoló különböző pontjain megjelenő adatok koherenciájához.
• A hurkolt, nem transzparens adatáramlás, az információ-csapdák nehezítik az inputadatok összerendezését.
• A különböző verziók kezelése szinte lehetetlen, hiszen a különböző helyekre lementett, vagy e-maileken küldött Word, Excel dokumentumok tömkelegéből kell a végső dokumentumot felépíteni.
• A beszámoló készültsége nehezen követhető, a koordinációs problémák rontják a minőséget és a hatékonyságot. Kisebb a lehetőség a „last-minute" beavatkozásokra, mivel a változások végigkövetése időigényes és fárasztó.
• A beszámolóknak mindig határidőre kell elkészülniük, az idő nyomása sokszor a minőség rovására megy. 

A Disclosure Management egy teljes körűen integrált és automatizált beszámoló készítési módszertan, keretrendszer. Ezzel az eszközzel készített vállalati beszámolók megjelenésükben továbbra is dokumentum alapúak, ahol az Excel és Word gyakori output. Előnye a manuálisan előállított beszámolókhoz képest, hogy

1. az inputadatok (Office dokumentumok: Word, Excel; Gazdálkodási rendszerek: SAP, SAP BusinessObjects BI, IBM Cognos TM1, egyéb BI rendszerek) egy központi tárba, egy közös adatbázisba konszolidálódnak, integrációjuk megoldott (adattárház integrációs komplexitás nélkül)
2. csak a szükséges manualitás mellett,
3. megfelelő szabályrendszerű és zárt workflow mentén,
4. a végoutputok tartalmi kontrolljával, és
5. verzió kezelten állnak elő.
   

Kiforrottságából adódóan a Disclosure Management és az azokat támogató eszközök használata egyszerű, a dokumentum egyes részei eltérő felhasználókhoz rendelhetők, párhuzamos szerkesztése is megoldható. Ugyanakkor adott a verziók összehasonlításának lehetősége, a beszámolási folyamat és a tartalom előállás készültsége nyomon követhető. Lehetővé teszi, hogy kontrolláljuk a folyamatot, támogatja a tevékenységek, felelősök és jogosultságok kezelését.

Az SAP felkérésére, annak siófoki éves konferenciáján az IFUA munkatársai mind az elvek, mind a gyakorlat szintjén bemutatták az SAP BusinessObjects Disclosure Management megoldást, valós példa alapján. Kevesebb vezetői frusztráció, áttekinthető státuszleíró felületen követhető munkafázisok mellett, párhuzamos tartalom előállítási lehetőségekkel képes a Disclosure Management a beszámoló készítés gyorsítására, ezzel csökkenti a beszámolók elkészítésének idejét, meggyorsítja a vállalat alkalmazkodását a változásokhoz, segít a költségcsökkentésben és a hatékonyságnövelésben.

Havas Levente
(IFUA Horváth & Partners, vezető tanácsadó)

Nótáros Éva
(IFUA Horváth & Partners, szakértő)

Kapcsolódó bejegyzések:
Lássuk a lényeget! - Adatvizualizáció
Tiszta könyvelés nélkül nincs jó vezetői információs rendszer

Címkék: beszámolás, Disclosure Management

« vissza

További szerzők »