Tiszta könyvelés nélkül nincs jó vezetői információs rendszer - 2014.04.23

Megosztom: Írjon nekünk:

Egy vállalkozás sikerének kulcsa a management által hozott helyes döntések sorozata. Helyes döntéseket hozni azonban csak megbízható információkra alapozva lehet. Na de mitől megbízhatóak és relevánsak azok az alapadatok, amelyekre a jó vezetői döntések támaszkodnak?

1. Teljes körűek, nem hiányosak
2. Pontosak, számszakilag megbízhatóak
3. Rendszerezettek, jól strukturáltak
4. Időben rendelkezésre állnak

A vezetői információs rendszerek (VIR) adatai a vállalkozás számviteli rendszeréből származó adatokon alapulnak. A számviteli rendszer felépítésénél alapvetően fontos a megfelelő szintű főkönyvi és analitikus bontás, méghozzá oly módon, hogy e rendszer mégse legyen túlbonyolított. Egy ilyen alap számviteli struktúra kialakítása nagyon nehéz feladat: egyszerre kell egyszerűnek és komplexnek, átláthatónak és bővíthetőnek lennie. A jól felépített számlatükör, az átgondolt rendszerű költséghely, költségviselő, munkaszám, projektszám dimenziók együtt biztosíthatják azt az alapot, amelyben könnyű tisztán, a határidőket betartva dolgozni, s amelyből korrekt, megbízható vezetői információk nyerhetők majd ki.

A túlságosan sok részletadatot tartalmazó alaprendszereknél könnyen előfordul, hogy egy idő után már nem látjuk a fától az erdőt, elveszünk az adatok sokaságában. Hiába sikerül mindenre kiterjedő információt szolgáltatnunk a VIR rendszereknek, ha az adatok nem épülnek egymásra megfelelően, akkor a management számára előállítandó riportok paraméterezése szinte megoldhatatlan. Az informatikai, a controlling és a számviteli munkatársak nem lesznek képesek egymást megérteni, segíteni. Közös munkájuk során felesleges köröket futnak, idejük nagy részét a túlbonyolított rendszer útvesztőiből való kilábalással töltik, érdemi eredmények nélkül. A management számára szolgáltatott kimutatások pedig távol maradnak az elvárásoktól, a VIR rendszerből kapott adatok magyarázata, elemzése szinte lehetetlenné válik. Használhatatlan riportokból pedig téves, rossz döntések születnek.

Íme néhány fontos kérdés, amelyet a rendszer kialakításakor meg kell vizsgálnunk:

1. Kialakítandó számviteli rendszerünk szempontjából mi lesz az elsődleges számlatükrünk és mi a másodlagos vagy alternatív? Azaz, IFRS, USGAAP vagy magyar szabályok szerint kell-e az alaprendszert felépíteni?
2. Mennyiben kell a számviteli rendszert a csoport szabályokhoz igazítanunk, azaz mennyiben van szabad mozgásterünk?
3. Milyen struktúrájú riportokat kell előállítanunk, azaz mik a management beszámoló-elvárásai?
4. A cégünk által használt ERP rendszerben milyen lehetőségeink vannak az alrendszeri információk kinyerésére, azaz van-e a szoftverünknek dimenziókorlátja, illetve mennyiben kötöttek a paraméterezési lehetőségeink?

Ne sajnáljunk időt, pénzt, energiát arra, hogy végiggondoljuk, hogyan is kellene a számviteli rendszerünket a legelején okosan felépíteni. Később sokkal nehezebb lesz foltozni a „takarónkat".

Nótáros Éva
(IFUA Horváth & Partners, szakértő)

Címkék: könyvelés, mutatószám, vezetői információs rendszer

« vissza

További szerzők »